Povzetek članka : E-bolniški list od februarja 2020 (eBOL)
Vsi osebni zdravniki bodo predvidoma do 1. januarja 2020 že izdajali samo še e-bolniške liste. Delodajalci pa jih bodo morali elektronsko prevzemati predvidoma od februarja 2020 dalje.
Delodajalcu ne bo več potrebno čakati, da mu bo delavec prinesel bolniški list za obračun plač, ampak ga bo za svoje delavce prevzel sam, elektronsko. Delodajalci bodo eBOL prevzemali preko portala eVem (SPOT). Ukinitev papirnate listine bo za delodajalce pomenila poenostavitev postopkov pri vlaganju refundacijskih zahtevkov na ZZZS za povračila stroškov boleznin.
(Torej, uvaja se podoben sistem poslovanja kot pri lekarniških receptih, ki jih zdravnik izda elektronsko in pošlje po elektronski poti v lekarno).
Poenostavitev za »bolniške« s.p.
Doslej so morali sp-ji pošiljati bolniške liste na FURS, da so na FURSu ročno vpisali podatek o osnovi za nadomestilo plače podjetnika na zadnjo stran bolniškega lista. Potem je FURS izpolnjen bolniški list poslal na ZZZS. Z uvedbo eBol FURSu ne bo več potrebno ročno izpolnjevati podatkov o osnovi za nadomestilo plače za zavrovane osebe, ki so sami zavezanci za plačilo prispevkov (s.p.ji, družbeniki, ipd.). Le-ti bodo na ZZZS vložili le vlogo za izplačilo nadomestila plače.
.
.
.
Podrobnejše informacije o uvedbi elektronskega bolniškega lista = Elektronsko potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela (eBOL)
Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: Zavod) pripravlja informacijsko rešitev za izdajo papirne listine – Potrdilo o upravičeni zadržanosti od dela v elektronski obliki (v nadaljnjem besedilu: eBOL), ki bo omogočala postopno nadomestitev papirne listine (t.i. »zeleni« BOL) z elektronsko.
eBOL bo uveden v dveh fazah. V prvi fazi bo zagotovljen zapis eBOL v informacijski sistem izvajalca, ki ga bo le-ta z uporabo Zavodovega sistema on-line posredoval v informacijski sistem Zavoda. V tej fazi bo še vedno potrebna izdaja papirne listine (»zeleni« BOL). V drugi fazi pa bo Zavod v sodelovanju z Ministrstvom za javno upravo za delodajalce pripravil rešitev, s katero jim bodo na javnem spletnem portalu za podporo poslovnim subjektom (v nadaljevanju: portal SPOT) na voljo eBOL-i njihovih delavcev, ostali subjekti pa bodo do teh podatkov dostopali na Zavodovem portalu za zavarovane osebe https://moj.zzzs.si.
Razlogi za uvedbo eBOL
Novost bo prinesla poenostavitve postopkov in prihranke pri izvajalcih zdravstvene dejavnosti – osebnih zdravnikih, ki so pooblaščeni za izdajo BOL, zavarovancih, delodajalcih, Finančni upravi RS (FURS), Nacionalnem inštitutu za javno zdravje (NIJZ) in Zavodu, saj trenutna izdaja BOL v papirni obliki predstavlja administrativno oviro za vse naštete subjekte.
Z uvedbo 2. faze eBOL izvajalci ne bodo imeli več stroškov z nakupom predtiskanih obrazcev in s tiskanjem BOL, prav tako pričakujemo, da se bo s časom zmanjšalo število obiskov zavarovancev v ambulantah, saj jim zgolj zaradi pridobitve eBOL ne bo potrebno obiskati zdravnika, če bo le-ta ocenil, da pregled ob zaključku bolniškega staleža ni potreben. Poudariti je potrebno, da so osebni zdravniki, ki so pooblaščeni za izdajo BOL, v letu 2018 izdali 1.572.468 obrazcev BOL. Nadalje bodo imele pooblaščene osebe za zapis podatkov eBOL (osebni zdravnik, medicinska sestra, ipd.) na voljo tudi podatke o preteklih zadržanostih zavarovanca od dela, kar jim bo v pomoč pri odločanju glede nadaljnje odsotnosti z dela. Ukinjeno bo tudi pošiljanje podatkov o izdanih BOL od izvajalcev zdravstvenih storitev na NIJZ, saj bodo podatki iz eBOL neposredno posredovani na NIJZ.
Prednost uvedbe eBOL za zavarovanca je, da mu ne bo več potrebno dostaviti BOL delodajalcu, saj bo delodajalcem omogočen dostop do podatkov eBOL za njihove zaposlene prek portala SPOT. Samostojnim zavezancem ne bo več potreben obisk FURS-a zaradi izpolnitve zadnje strani BOL. Zavarovane osebe bodo lahko dostopale do eBOL na Zavodovem portalu za zavarovane osebe, kjer bodo lahko preverile ali je osebni zdravnik izdal eBOL in pridobile izpis eBOL za primere uveljavljanja svojih pravic na drugih področjih (nezgodna zavarovanja, inšpekcijski pregledi, ipd.).
Ukinitev papirne listine bo za delodajalce pomenila avtomatski vnos podatkov iz eBOL v njihove informacijske sisteme za obračun plač in nadomestil plač in pripravo zahtevkov za refundacijo nadomestila plače na Zavod in ne bo več potrebno teh podatkov ročno vnašati. Prav tako delodajalcem ne bo potrebno k zahtevkom za refundacijo nadomestil plač prilagati fotokopijo ali skeniran BOL.
Z uvedbo eBOL FURS-u ne bo več potrebno ročno izpolnjevati podatkov o osnovi za nadomestilo plače za samostojnega zavezanca, na Zavodu pa bodo ročne kontrole skladnosti zahtevkov in podatkov iz eBOL nadomeščene z avtomatskimi kontrolami.
Postopek zapisa eBOL
Zapis eBOL izvede pooblaščena oseba pri izvajalcu, to je lahko izbrani osebni zdravnik, nadomestni zdravnik, medicinska sestra ali druga oseba pri izvajalcu, ki je pristojna za zapis eBOL v sistem on-line. Postopek zapisa eBOL poteka tako, da osebni zdravnik najprej ugotovi utemeljenost začasne zadržanosti od dela (trajanje, razlog, drugi elementi zadržanosti), pooblaščena oseba izvajalca vnese podatke o utemeljeni zadržanosti v informacijski sistem izvajalca in izvede branje osebnih podatkov in podatkov OZZ zavarovane osebe in če je potrebno tudi povezane osebe iz on-line sistema (npr. branje podatkov o otroku, če gre za nego otroka). Priporočamo, da pooblaščena oseba izvede tudi branje podatkov o že zapisanih eBOL zavarovane osebe, da se zmanjša možnosti napak. Pooblaščena oseba zapiše podatke v on-line sistem in izvede kontrolni zapis, za katerega ni potreben digitalni podpis osebnega zdravnika. Če on-line sistem javi napake, jih je potrebno popraviti in ponovno izvesti kontrolni zapis. Če ni napak, sistem dodeli eBOL številko. Nato je potrebno vsak eBOL digitalno podpisati (enako velja tudi za napotnico in recept), kar lahko izvede le osebni zdravnik, ne pa tudi medicinska sestra ali druga pooblaščena oseba pri izvajalcu. Osebni zdravnik izvede digitalni podpis z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila (KDP) na PK ali uporabo KDP, ki ga je izdal drug slovenski izdajatelj. Tudi preklic oziroma storno eBOL lahko z digitalnim potrdilom podpiše le osebni zdravnik. eBOL številka se prepiše tudi na papirno listino BOL, prav tako pa se na papirno listino, ki ga bo v 2. fazi nadomestil izpis podatkov na papirju A4 format, kadar bo to tak izpis potreben, prepišejo podatki o digitalnem potrdilu osebnega zdravnika (kdo, kdaj, s katerim digitalnim potrdilom je podpisal eBOL – t.i. vizualizacija digitalnega podpisa). Tako za papirno listino oziroma izpis ne bo potrebno, da bo podpisan in žigosan s strani osebnega zdravnika. Podrobnosti v zvezi z opisanim postopkom, glede branja podatkov o zavarovani in povezani osebi, nadomestnem zdravniku, digitalnimi potrdili ter pravili v primeru nedelovanja sistema, preklica oziroma storna eBOL, glede povezane osebe, možnosti zapisa eBOL-a vnaprej, bodo od 15.4.2019 razvidne iz Navodila za zajem in posredovanje podatkov iz Potrdil o upravičeni zadržanosti od dela v sistem on-line objavljenega na spletni strani Zavoda.
***
Izsek iz gradiva ZZZS:
Navodilo za zajem in posredovanje podatkov iz Potrdil o upravičeni zadržanosti od dela v sistem on-line (eBOL) in Potrdil o upravičeni zadržanosti od dela za tuje zavarovane osebe (BOL za TZO)
2.2 Izdaja eBOL v primeru nedelovanja sistema
V kolikor je moten proces izdajanja eBOL zaradi napake v informacijskem sistemu izvajalca, izvajalec poskrbi za čim prejšnjo odpravo napake.
Če je moten proces izdajanja eBOL zaradi napake v delovanju sistemu on-line, je informacija o nedelovanju sistema na voljo na spletni strani ZZZS (www.zzzs.si/on-line).
Če v primeru nedelovanja informacijskega sistema izvajalca ali sistema on-line ni mogoče izdati eBOL, se zavarovani osebi izda zeleni BOL (oziroma, ko bo zavezanec imel možnost pridobiti podatke eBOL prek sistema SPOT, na papirju formata A4), če pooblaščena oseba razpolaga z minimalnim naborom podatkov. Minimalni nabor podatkov zavarovane osebe obsega: ZZZS številko, ime in priimek ter datum rojstva. Na mestu, ki je predviden za izpis številke eBOL, se izpiše besedilo: »Ni on-line št.«.
Izdani papirni BOL mora pooblaščena oseba zapisati v sistem on-line v čim krajšem možnem času po odpravi težav.
Če se pri naknadnem kontrolnem zapisu eBOL ugotovijo nepravilnosti v podatkih, se le ti ustrezno popravijo, digitalno podpišejo s strani zdravnika in izvede končni zapis eBOL. Pri tem pooblaščena oseba zagotovi še izdajo BOL oziroma podatke eBOL na papirju formata A4 s pravilnimi podatki in njegovo posredovanje zavarovani osebi s pojasnilom, da je ta izpis pravilen in da ga mora predložiti zavezancu. V primeru dvoma se kot pravilni podatki štejejo podatki eBOL (npr. v primeru, če zavarovana oseba ne bi zavezancu predložila naknadno izdanega pravilnega BOL-a).
***
2 Postopek zapisa v eBOL
2.1 Opis postopka
Osebni zdravnik ob ugotovitvi utemeljenosti začasne zadržanosti od dela opredeli njeno trajanje in razlog (01-bolezen, 04-poškodba pri delu, …) ter druge elemente te zadržanosti.
Podatke, ki se nanašajo na začasno zadržanost od dela za namen izdaje eBOL, mora pooblaščena oseba vnesti v informacijski sistem pri izvajalcu. Pri tem je najprej potrebno izvesti branje osebnih podatkov ter podatkov OZZ zavarovane osebe. Pri razlogih zadržanosti 09-spremstvo in 10-usposabljanje za rehabilitacijo otroka, pooblaščena oseba izvede tudi branje osebnih podatkov in podatkov OZZ povezane osebe (več v točki pod 2.3.2).
Pooblaščena oseba lahko ob tem prek sistema on-line pridobi (prebere) podatke o že zapisanih eBOL, s čimer se zmanjša možnost napak pri zapisu eBOL, hkrati pa se pooblaščeni osebi omogoča pregled vseh začasnih zadržanostih od dela za posamezno zavarovano osebo (več o branju eBOL v poglavju 4).
Po vnosu vseh obveznih podatkov eBOL, pooblaščena oseba zapisane podatke posreduje prek sistema on-line na ZZZS za izvedbo kontrole pravilnosti in celovitosti podatkov (t.i. kontrolni zapis eBOL z oznako zapisa 9). Kontrole so podrobno opisane v Tehničnem navodilu za uporabo sistema on-line zdravstvenega zavarovanja. Za kontrolni zapis eBOL ni potreben digitalni podpis osebnega zdravnika. Če je bil za isto obdobje že izdan eBOL za povezano osebo (npr. drugemu staršu je že bil izdan eBOL za spremstvo otroka), bo ob kontrolnem zapisu posredovana evidenčna napaka, da je bil za isto obdobje in za isto povezano osebo že izdan eBOL. Zapis eBOL se vseeno lahko izvede, če pooblaščena oseba ugotovi, da je bil eBOL izdan le za del delovnega časa drugega starša in da lahko izda nov eBOL za preostale ure. Podatke o tem je pooblaščeni osebi dolžna posredovati zavarovana oseba.
V primeru ugotovljenih napak pri kontrolnem zapisu eBOL, pooblaščena oseba prejme obvestilo o napaki in nasvet za odpravo napake. Podatke v eBOL popravi oziroma dopolni in nato ponovno izvede kontrolni zapis eBOL.
Če so podatki, ki se ob kontrolnem zapisu preverijo, pravilni in celoviti, sistem on-line dodeli eBOL številko, ki se uporabi pri končnem zapisu eBOL. Dodeljena številka je veljavna sedem dni. Če je obdobje od izvedbe kontrolnega zapisa eBOL in nameravane izvedbe končnega zapisa daljše od sedem dni, je potrebno ponovno izvesti kontrolni zapis.
Uspešno preverjen eBOL informacijski sistem izvajalca opremi z oznako zapisa 1 (redni zapis), ki se nato pripravi za digitalno podpisovanje. Digitalni podpis eBOL izvede le osebni zdravnik, ne pa tudi medicinska sestra ali druga pooblaščena oseba pri izvajalcu.
Osebni zdravnik lahko pregleda vse vnesene podatke eBOL, ki se mu prikažejo v določeni obliki, predpisani v Tehničnem navodilu za uporabo sistema on-line zdravstvenega zavarovanja in jih nato digitalno podpiše. Številka eBOL se zapiše v eBOL in izpiše na BOL, ki ga bo izvajalec izdal v papirni obliki.
Dokler zavezancem ne bo omogočen dostop do eBOL prek sistema SPOT, je predvideno obvezno tiskanje BOL (na »zelenem« obrazcu). Ko pa bo zagotovljena tehnična rešitev za prevzem eBOL s strani zavezancev prek sistema SPOT in ko bo zavezanec začel prevzemati podatke eBOL za obračun plač prek tega sistema, papirnih BOL ne bo potrebno več izdajati. Izvajalec bo lahko na željo zavarovane osebe izpisal podatke eBOL na papirju A4 formata.
Nekatere skupine zavezancev (npr. kmetje, verski uslužbenci, …), ki niso vpisani v Poslovni register Slovenije in zato nimajo dostopa do sistema SPOT, lahko prek portala za zavarovane osebe (https://moj.zzzs.si) vpogledujejo le v svoje izdane eBOL, ne pa tudi za svoje zaposlene, ki so zavarovani z zavarovalno podlago 016. V teh primerih bodo morali zaposleni pri teh fizičnih osebah (zavarovalna podlaga 016) še nadalje dostaviti zavezancu BOL v papirni obliki (»zeleni« BOL) oziroma eBOL na belem papirju A4 formata, ki si ga bodo natisnili na portalu za zavarovane osebe, kjer bodo imeli vpogled v izdane eBOL-e.
Za digitalno podpisovanje se lahko uporabi kvalificirano digitalno potrdilo (KDP) na profesionalni kartici (PK) ali KDP drugega slovenskega izdajatelja. Osebnemu zdravniku se za podpisovanje eBOL ni treba registrirati, saj bo registracija digitalnih potrdil potekala avtomatično. ZZZS obvešča zdravnike o poteku veljavnosti digitalnih potrdil, da si lahko pravočasno pridobijo novo. Osebni zdravnik digitalno podpisovanje eBOL izvede za vsako zavarovano osebo posebej. Digitalno je treba podpisati vsak eBOL posebej. Digitalno so podpisani le podatki na eBOL, ki jih prejme zavezanec (podatki kot npr. diagnoza, so izločeni iz tega sklopa, ki se digitalno podpisuje).
Ko so podatki digitalno podpisani s strani osebnega zdravnika, pooblaščena oseba zapiše eBOL in ga šele nato lahko natisne in vroči zavarovani osebi.
V primeru, ko je eBOL izdan v papirni obliki (na zelenem obrazcu ali kasneje na belem papirju A4 formata), se namesto lastnoročnega podpisa zdravnika na mesto, ki je namenjen njegovemu podpisu, izpiše podatke digitalnega podpisa (ime in priimek podpisnika, naziv izdajatelja in serijsko številko digitalnega potrdila, uro in datum podpisa).